Constitution et règlements généraux
Partie 1 – Dénomination
1.1 Le nom du club est : « Club Samoyède du Québec »;
1.2 Le territoire sur lequel opérera le club sera délimité par la province de Québec.
Partie 2 – Enregistrement
2.1 Le club devra opérer en collaboration avec le club national dont le nom est « Samoyed Association of Canada »;
2.2 Le coût d’adhésion pour un membre sera de 20$ par année (25$ pour une famille) à partir de l’année 2017. Ils seront sujets à modification par le conseil d’administration à chaque année;
2.3 L’année fiscale du Club sera du 1er avril au 31 mars de chaque année.
Partie 3 – Mission du CSQ
3.1 Le but du club est de faire la promotion de la race et de favoriser l’élevage de Samoyède de race pure;
3.2 Le club sera également un organisateur d’événements qui seront conduits sous les règlements et règles d’éthiques du Club Canin Canadien;
3.3 Le club fera la promotion des activités permettant de faire connaître la race et d’en améliorer la conformation telles : Expositions canines, concours d’obéissance et d’agilité, tests Bon Voisin Canin et autres. L’exposition canine de spécialité devra se déplacer tous les deux ans entre les deux régions : région Nord et région Sud ;
3.4 Le club profitera d’activités diverses pour éduquer le public aux bénéfices des races pures et à l’importance de les protéger;
3.5 Les membres du club contacteront des propriétaires exclusivement de samoyèdes enregistrés afin de les informer des activités et des services du club;
3.6 Le club pourra offrir un service d’aide et d’hébergement temporaire (Rescue) pour des samoyèdes enregistrés que les propriétaires sont dans l’impossibilité de garder.
Partie 4 – Membership
4.1 Les membres-éleveurs devront être membres du Club Canin Canadien et respecter le code d’éthique des éleveurs en tous points;
4.2 Les membres-non éleveurs du club devront être propriétaires d’un ou de plusieurs samoyèdes tous, sans exceptions, enregistrés au Club Canin Canadien; ou d’avoir possédé un samoyède enregistré au Club Canin Canadien ou de démontrer un intérêt marqué envers la race.
4.3 Les membres du club devront faire la promotion des standards de la race tels que publiés par le Club Canin Canadien;
4.4 Le Club pourra inscrire des membres-amis de l’extérieur du Québec qui, en devenant membres, supporteront le Club, mais qui ne pourront cependant pas faire partie du Conseil d’administration pour des raisons logistiques;
4.5 Les membres qui possèdent ou ont possédé un samoyède devront être représentés dans une proportion de 70% du total des membres.
Partie 5 – Assemblée générale annuelle
5.1 Au moins une assemblée générale sera tenue dans l’année afin d’informer les membres et de voter sur des amendements à la constitution et/ou aux règlements du club;
5.2 L’assemblée générale annuelle est présidée par un membre du CA dont le poste n’est pas en élection et qui aura été nommé par le CA lors de la réunion du CA précédent l’AGA dans laquelle chacun des membres en élection signifie ses intentions. Cette personne sera alors nommée président d’assemblée pour l’AGA.
5.3 Le président d’assemblée aura comme tâche:
- 15 jours avant l’AGA, il envoie un courriel aux membres du club pour leur indiquer la date et l’heure, l’endroit où se déroulera la rencontre ainsi que les postes en élection au CA.
- Le jour de l’AGA, il procède à la lecture des membres du CA qui souhaitent se présenter pour un autre mandat à leur poste et vérifie s’il y a des membres du club qui sont intéressés par un poste en élection.
- Si aucun membre du club ne se porte candidat pour les postes en élection, les postes sont adjugés automatiquement.
- Si un seul membre du club pose sa candidature, un vote à main levée est alors réalisé au sein de l’ensemble des membres du Club. Le membre du CA est élu lorsqu’il obtient la majorité des votes.
- Si un poste demeure vacant, les membres de l’assemblée peuvent proposer des candidats présents à l’assemblée à condition qu’ils soient secondés. Les candidats proposés doivent accepter ou refuser immédiatement le poste pour lequel ils sont proposés.
- Advenant le cas où l’assemblée ne trouve pas de candidat pour combler un poste, il sera de la responsabilité du CA de trouver un membre pour combler le poste vacant dans les plus brefs délais.
- Si un poste vacant au CA n’est pas comblé avant la fin de l’AGA, le président nomme au sein des membres du CA un remplaçant intérimaire, en attendant de trouver un nouveau membre.
5.2 L’assemblée générale annuelle est l’occasion d’élire les membres du conseil d’administration;
5.2 Lors de l’assemblée générale annuelle, le droit de vote est alloué à tous les membres en règle du club concernant tous les sujets inscrits à l’ordre du jour.
Partie 6 – Conseil d’administration
6.1 Le conseil d’administration du club sera composé d’un minimum de 6 membres qui occuperont les postes de Président (e), Vice-président (e), secrétaire, trésorier (ère), directeur région Nord et directeur région Sud. Les membres du conseil d’administration seront élus lors de l’assemblée générale annuelle;
6.2 Les membres du conseil d’administration sont élus, pour une période de 2 ans, sauf si l’AGA en décide autrement. Afin d’éviter le remplacement complet des membres du CA et d’assurer un fonctionnement plus harmonieux du CA, les postes de président, trésorier et directeur de la région Sud seront remplacés dans les années paires tandis que les postes de vice-président, secrétaire, directeur et directeur de la région Nord seront remplacés les années impaires;
6.3 Chaque membre du conseil d’administration doit résider au Québec et dans la zone qu’il représente, s’il y a lieu.
6.4 Les rôles de chacun des membres du CA
- Président : Préside les réunions du CA et voit à la bonne marche du Club et au respect de sa constitution.
- Vice-président : Assiste le président dans son rôle et préside l’AGA
- Secrétaire : Rédige l’ordre du jour et consigne les procès-verbaux de toutes les réunions incluant l’AGA. Rédige au besoin des documents pour le Club (lettres ou autres)
- Trésorier : Reçoit les revenus provenant des adhésions et des activités du Club. Rédige et présente un bilan financier du Club à chaque réunion incluant l’AGA. S’assure du paiement des dépenses approuvées par le CA.
- Directeur région Nord : Fait le lien entre le CA et les membres résidant au nord du Fleuve St-Laurent. Participe au recrutement de nouveaux membres.
- Directeur région Sud : Fait le lien entre le CA et les membres résidant au sud du Fleuve St-Laurent. Participe au recrutement de nouveaux membres.
6.5 Si, en cours de mandat, un poste au CA devient vacant pour les raisons suivantes : démission, destitution, non-participation à plus de 50% des réunions du CA dans la dernière année sans justifications valables (absences motivées), un autre membre du CA est désigné par le CA pour remplir les fonctions du membre manquant jusqu’à ce que le CA trouve un autre membre pour le remplacer;
6.6 Des assemblées générales extraordinaires pourraient avoir lieu. À cet effet, le Président du CA contacterait tous les membres au moins 30 jours à l’avance, pour leur signifier les raisons de cette assemblée et les inviter à y participer;
6.7 Le conseil d’administration se réunira au moins huit fois par année afin de voir à la poursuite des objectifs et de la mission du club. Les procès-verbaux des toutes les rencontres seront disponibles aux membres sur demande par courriel uniquement;
6.8 Au besoin, le CA pourra mettre sur pied un comité composé d’au moins un membre du CA, qui présidera le comité et qui fera rapport au CA, et d’autres personnes ressources membres ou non du club. Le but d’un comité est de s’acquitter d’une tâche spécifique servant les besoins du club. Lorsque les besoins sont remplis, le comité est dissous.
Partie 7 – Constitution
7.1 Une constitution est proposée aux membres pendant la première année du club;
7.2 Pour qu’un changement à la constitution soit adopté, au moins 66 % des membres en règle doivent voter en faveur. Si l’assemblée ne comporte pas suffisamment de membres, le vote sera tenu par courriels;
7.2 Les amendements ou les changements à la constitution doivent être proposés par un membre du conseil d’administration ou encore par une pétition signée par au moins 51% des membres.
Partie 8 – Gestion des membres
8.1 Une demande d’adhésion au club se fait auprès de la secrétaire du Club. Celle-ci fait parvenir au demandeur la formule d’adhésion. Le demandeur doit ensuite remplir le formulaire d’adhésion et le retourner au trésorier du Club avec le paiement requis;
Le trésorier transmet ensuite le formulaire au secrétaire qui sera responsable d’en faire la présentation à la prochaine réunion du conseil d’administration qui devra voter l’adhésion ou non du nouveau membre. Pour être admis un nouveau membre celui-ci devra obtenir la majorité des votes à la réunion du conseil d’administration. Lorsque la demande est acceptée, le secrétaire en fait l’annonce par écrit au nouveau membre;
8.2 Une demande écrite de suspension ou de destitution d’un membre expliquant les motifs peut être présentée par un membre en règle au conseil d’administration. Celle-ci doit être acheminée au président ou au vice-président qui en fera la présentation lors de la réunion suivante du CA;
La demande est étudiée et, si elle est jugée recevable par la majorité des membres du CA, un verdict est alors rendu et le résultat est envoyé par écrit au membre concerné dans les 30 jours suivant la décision du CA;
Dans le cas d’une demande qui a été refusée, le président est responsable d’adresser une lettre au demandeur lui présentant les raisons du refus. La lettre devra être envoyée dans les 30 jours suivant la décision du CA;
8.3 Dans le cas où un membre est accusé d’une infraction au code d’éthique du Club, celui-ci sera informé par écrit par le secrétaire du club de l’infraction reprochée et il aura la possibilité de répondre par écrit dans les 30 jours suivant l’avis d’infraction. Suite à la réponse ou la non-réponse du membre, le conseil d’administration décidera de la suite des choses;
Si le membre est reconnu coupable, la sanction pourra aller d’une lettre officielle de blâme à l’endroit du membre jusqu’à sa suspension temporaire ou à vie selon la gravité. Le membre sera alors informé par écrit par le secrétaire;
8.4 Si un membre est suspendu et/ou destitué par le CCC, il ne peut pas faire partie du conseil d’administration.
Partie 9 – Gestion financière
9.1 L’argent récolté par le club servira uniquement au profit de tous ses membres et non seulement d’une partie de ses membres;
9.2 Le club n’endossera pas d’activités privées ni de produits ou de publications individuelles;
9.3 Pour tous documents de nature légale ou financière, deux signatures sont requises, soit celle du président et celle du trésorier, une troisième personne devra être signataire advenant l’incapacité du président ou du trésorier.
Partie 10 – Dissolution
10.1 La dissolution du club doit être réalisée lors de l’AGA suite à une proposition unanime du CA. Une lettre du président expliquant les raisons motivant la décision est alors adressée par courriel aux membres du club dans les 10 jours suivant la décision du CA. Cette lettre en plus d’expliquer la décision du CA, communiquera la date, qui devra être d’environ 30 jours après l’envoi de la lettre, et l’endroit où se tiendra l’AGA spéciale dont le seul item à l’ordre du jour sera la dissolution du Club;
10.2 Lors de l’AGA, un vote à main levée sera alors tenu auprès des membres du club. Le club est dissous lorsque le total des membres approuvant la dissolution est supérieur à 66% du total des votes;
10.3 S’il y a dissolution, les actifs du club devront être remis à un organisme sans but lucratif ayant les mêmes objectifs que le club.
Code d’éthique
1. Tous les membres-éleveurs sont membres en règle du Club Canin Canadien et en respectent les règlements et le code de pratique pour éleveurs.
2. Tous les membres-éleveurs doivent se conformer au code d’éthique du Club Canin Canadien, respecter les normes provinciales concernant l’élevage des chiens, et enfin assurer un service à long terme de qualité à leurs clients.
3. Les membres-éleveurs partagent leurs expériences et leurs connaissances entre eux, et ils aident particulièrement les éleveurs novices qui désirent être membres et se conformer au code d’éthique du Club.
4. Les membres-éleveurs font la promotion de la race de façon objective afin de mieux la faire connaître à la population et de sensibiliser les futurs éleveurs qui pourraient être intéressés à en faire l’élevage.
5. Les membres-éleveurs prennent tous les moyens nécessaires afin d’améliorer la qualité de leurs reproducteurs à tous les niveaux : Conformation, santé et comportements.
6. En reproduction, les membres-éleveurs n’utilisent que des reproducteurs en santé qui sont certifiés (OFA) sans dysplasie de la hanche et sans problèmes oculaires génétiques.
7. Les membres-éleveurs pourront utiliser leurs reproducteurs à partir de l’âge de 18 mois (âge de l’accouplement) à condition que ceux-ci aient obtenu une évaluation des hanches préliminaires (OFA) et des yeux toutes deux faites après l’âge de 18 mois.
8. Les membres-éleveurs ne pourront pas fournir de services de reproduction à d’autres éleveurs sans que ceux-ci ne se conforment au code d’éthique du Club.
9. Les membres-éleveurs ne pourront pas céder leurs chiots à leur nouveau propriétaire avant l’âge de 8 semaines.
10. Les membres-éleveurs enregistrent tous leurs chiots et ils signent un accord de non-reproduction avec les acheteurs des chiens de compagnie.
11. Pour être membre du Club avec droit de vote, il est obligatoire de posséder ou d’avoir possédé un samoyède enregistré au Club Canin Canadien ou de démontrer un intérêt marqué envers la race. Cependant, le Club permettra à une personne de devenir membre-supporteur si elle ne possède pas de samoyède ou si elle demeure à l’extérieur de la région desservie par le Club Samoyède du Québec.
12. Tous les membres sont conscients que leur samoyède représente la race auprès de la population et qu’ils doivent donc se présenter et se comporter afin de faire honneur à leur race.
13. Tout membre qui se voit décerner un blâme ou une sanction provenant du Club Canin Canadien ou de tout autre service de protection des animaux, verra résilier son adhésion au Club Samoyède du Québec pour une période à déterminer par le Conseil d’administration du Club.
14. Tout litige entre membre sera soumis au Conseil d’administration du Club.